Antes de começar
O cadastro da empresa emissora é um fluxo guiado em 5 etapas: Empresa, Emissão, Acesso, Serviço e Revisão. Cada etapa mostra pouco por vez, com uma dica em cada campo, e o botão de avançar só habilita quando o passo está válido. Deixe à mão:
o CNPJ da empresa;
o arquivo do certificado digital A1 (.pfx ou .p12) e a senha dele;
se a sua prefeitura usa login próprio, o usuário e a senha do portal da prefeitura;
a inscrição municipal, se a prefeitura exigir;
e, para a etapa do serviço, as informações fiscais confirmadas com o seu contador (código do serviço, alíquota de ISS etc.).
Para abrir o cadastro: menu Fiscal → Configurações → Cadastrar empresa. Somente o titular da conta pode cadastrar.
Etapa 1 — Empresa: quem emite as notas
CNPJ — os 14 dígitos da empresa. Digite e toque em Consultar: o sistema busca no cadastro público e preenche razão social, nome fantasia, município e regime tributário sozinho. Atenção: trocar o CNPJ depois de consultar limpa os dados preenchidos, e depois do cadastro salvo o CNPJ não pode mais ser trocado — ele é a identidade fiscal da empresa.
Razão social — obrigatória; o nome oficial da empresa.
Nome fantasia — opcional; o nome comercial.
Regime tributário — escolha entre Simples Nacional, Simples Nacional — excesso de sublimite, Regime normal e Microempreendedor individual (MEI). Logo abaixo o sistema mostra como entendeu: “Simples Nacional sim/não · MEI sim/não”. Se a consulta do CNPJ já trouxe o regime, confira com o contador antes de mudar.
Etapa 2 — Emissão: como a empresa vai emitir
Onde a nota será emitida (o trilho). No Brasil existem dois caminhos para a NFS-e: o sistema da própria prefeitura (Na prefeitura, o trilho municipal) e o Ambiente nacional (o Emissor Nacional da NFS-e, o trilho nacional). Você não precisa saber qual é o do seu município: assim que o município é confirmado, o sistema verifica e seleciona o trilho correto sozinho — a opção incompatível fica visível, porém bloqueada. Duas regras fixas:
MEI sempre usa o trilho nacional — é o padrão obrigatório, e o campo aparece travado em “Ambiente nacional”.
Trocar de trilho depois do cadastro exige uma nova validação fiscal (a homologação recomeça).
Município. Busque pelo nome (a partir de 2 letras) e selecione na lista. Ao confirmar, o painel mostra a ficha fiscal daquela cidade: que tipo de acesso ela exige (certificado A1 ou usuário e senha), se possui ambiente de teste, se permite cancelamento, se o documento e o endereço do tomador são obrigatórios e quais campos do serviço ela cobra (CNAE, item da lista, código municipal). Trocar de município limpa o que pertencia à prefeitura anterior (inscrição municipal, credenciais, ajustes técnicos) sem apagar a identidade da empresa.
Inscrição municipal. É o número de cadastro da empresa na prefeitura — não confunda com a inscrição estadual. Obrigatória apenas quando a prefeitura exigir; está no cadastro municipal da empresa ou com o seu contador.
Como configurar as regras (o modo).
Assistida — o caminho recomendado para Simples Nacional e MEI: o sistema preenche o que sabe (por exemplo, sugere o CNAE vindo da consulta do CNPJ) e pede só o essencial.
Manual — todos os campos abertos, incluindo o catálogo técnico. É o modo obrigatório para o regime normal (o campo aparece travado em “Manual — obrigatória para o regime normal”).
Formato técnico da alíquota do ISS (só no trilho municipal em modo manual): algumas prefeituras recebem a alíquota como percentual (5 significa 5%) e outras como fração decimal (0,05 significa 5%). Esse campo não muda a alíquota em si — só o formato que a prefeitura recebe. Confirme no manual da prefeitura ou com o contador.
Etapa 3 — Acesso: certificado A1 e credenciais
O que é o certificado A1. É um arquivo digital (extensão .pfx ou .p12) que funciona como a assinatura oficial da empresa: comprova a identidade do CNPJ perante os sistemas fiscais. Ele é emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada na ICP-Brasil (Serasa, Certisign, Soluti, entre outras) em nome do CNPJ da empresa, normalmente com validade de 1 ano, e vem protegido por uma senha definida na emissão. Se a empresa ainda não tem um, o contador costuma indicar onde comprar.
Regras do envio no painel:
arquivo .pfx ou .p12, com até 8 MB, do mesmo CNPJ da empresa cadastrada;
a senha do certificado é enviada uma única vez e nunca volta a ser exibida — o painel não guarda senha em tela;
no primeiro vínculo do CNPJ o A1 é sempre obrigatório, mesmo que a sua prefeitura use usuário e senha: ele é a prova de que a empresa é sua. O sistema valida primeiro o A1 e depois o acesso municipal — se qualquer validação falhar, nenhuma empresa fiscal é vinculada;
o A1 também é obrigatório em todo o trilho nacional e nas prefeituras que o exigem;
quando o A1 vence, a tela avisa e pede a substituição.
Credenciais da prefeitura. Nas cidades em que a emissão usa o portal municipal, informe o usuário e a senha usados para entrar nesse portal — sempre os dois juntos. A senha é somente-escrita: depois de salva, não volta a aparecer; para preservá-la numa edição futura, basta deixar o campo vazio.
Etapa 4 — Serviço: o que você vai faturar
Aqui nasce o perfil fiscal inicial da empresa: nome do perfil, descrição padrão da nota e o enquadramento do serviço (código do serviço, alíquota de ISS, CNAE e demais campos, que variam conforme o trilho e o que o seu município exige). Esses valores devem ser confirmados com o contador — o sistema oferece as sugestões que o município publica, mas não inventa enquadramento. O artigo Perfis fiscais: o coração da sua nota explica cada campo em detalhe.
Etapa 5 — Revisão: confira e salve
A revisão mostra as quatro seções em linhas clicáveis (Empresa, Emissão, Acesso, Serviço) — o toque volta direto à etapa. Além delas:
Ambiente de emissão — toda empresa nova começa em homologação (ambiente seguro para testar). A produção só destrava depois da homologação concluída ou da validação cadastral.
Numeração de RPS — o RPS (Recibo Provisório de Serviços) é o número sequencial que algumas prefeituras exigem por nota. Os campos são opcionais: deixe vazio para o emissor calcular quando suportado. Se preencher, a série é livre e o próximo número deve ter de 1 a 15 dígitos, sem zero à esquerda. Importante: depois de configurada, a numeração não pode ser apagada (só substituída), e ela vale por escopo — trocar de trilho ou de ambiente exige configurar uma numeração própria para o novo escopo.
Logomarca da empresa — opcional, PNG com no máximo 200×200 pixels, exibida no documento quando a prefeitura suporta.
JSON técnico da empresa — escape avançado para campos que não têm controle próprio; use apenas com orientação técnica.
O botão final muda conforme o caso: Cadastrar empresa e perfil (cidades com ambiente de teste) ou Enviar para validação (cidades sem nota de teste).
Rascunho: parar no meio não perde nada
Enquanto você preenche um cadastro novo, o painel grava um rascunho automático neste dispositivo. Se fechar a tela e voltar depois, o formulário reabre de onde parou, com um aviso: “Retomamos seu rascunho salvo neste dispositivo.” Duas regras de segurança:
senhas e arquivos nunca ficam no rascunho — a senha do certificado, a senha da prefeitura, o arquivo A1 e a logomarca precisam ser informados de novo na retomada;
o rascunho aparece como uma linha própria (“Rascunho”) na tela Configurações; o toque retoma o cadastro, e dentro do aviso existe a opção “Descartar rascunho e recomeçar”.
Situação diferente é o cadastro parcial: se a empresa já foi salva mas o perfil fiscal inicial não foi concluído, o painel avisa antes de você sair (“Sair e continuar depois”) e, na volta, reabre direto na etapa do serviço — sem reenviar o cadastro nem os dados sensíveis.
Problemas comuns
O que aparece | Por que acontece | O que fazer |
“Informe um CNPJ válido, com 14 dígitos e verificadores corretos.” | O número digitado não passa na validação oficial do CNPJ. | Confira dígito a dígito no cartão CNPJ da empresa. |
O município aparece como “emissão não integrada” | A prefeitura dessa cidade ainda não está integrada para emissão automática. | Verifique se o trilho nacional está disponível para a cidade; caso contrário, aguarde a integração. |
“Não conseguimos confirmar agora o ambiente de emissão deste município.” | A consulta que decide o trilho (municipal ou nacional) não respondeu. | Use “Tentar de novo” em alguns instantes. O cadastro fica bloqueado até a confirmação — de propósito, para não emitir pelo caminho errado. |
“Este município exige certificado A1 para emitir notas de serviço.” | A prefeitura da cidade só aceita emissão autenticada por certificado. | Envie o arquivo A1 na etapa Acesso. |
“Informe o usuário e a senha da prefeitura juntos.” | Você preencheu só um dos dois campos de credencial municipal. | Preencha os dois ou apague os dois. |
“O certificado A1 anterior está expirado. Envie um novo arquivo A1 para continuar.” | O certificado salvo venceu e ele é obrigatório para o seu tipo de emissão. | Renove o A1 com a Autoridade Certificadora e envie o novo arquivo com a nova senha. |
“Este município não informou com segurança como recebe a alíquota do ISS.” | A informação técnica da prefeitura está inconclusiva; nada foi alterado. | Selecione o modo manual, confirme o formato (percentual ou fração) com o contador e salve de novo. |
“A configuração fiscal da empresa mudou em outra sessão.” | Alguém salvou a mesma empresa em outra aba ou dispositivo enquanto você editava. | Os dados atuais foram recarregados; revise município, acesso e regras e salve novamente. |