A ficha da nota: tudo em um lugar

Toda nota fiscal do meuassessor tem uma ficha única: um painel que abre por cima da tela Notas fiscais e reúne tudo sobre aquela nota — a situação atual, os documentos oficiais, as ações disponíveis e o histórico do que já aconteceu. Você não precisa procurar nada em outro lugar: se algo pode ser feito com a nota, é na ficha que se faz.

Este artigo percorre a ficha de cima a baixo, explicando cada bloco.

Como abrir a ficha

Abra a tela Notas fiscais.
Toque na linha da nota que você quer ver. A ficha abre por cima da lista, com o título Nota fiscal.

Alguns atalhos internos do painel também abrem a ficha diretamente — por exemplo, logo depois de emitir uma nota, o botão Acompanhar nota leva você direto para ela.

O cabeçalho: número, empresa e o selo de situação

A primeira linha da ficha identifica a nota:

NFS 123 — quando a prefeitura já autorizou, a nota tem número oficial e é ele que aparece.
Referência ABC123… — enquanto não há número (nota em processamento ou recusada), aparece a referência interna. É esse código que você informa ao suporte quando precisar de ajuda.

Logo abaixo, em letra pequena, vêm a empresa emissora, o trilho da nota (municipal ou nacional) e, somente quando a nota é de teste, a palavra homologação. Nota de produção não ganha etiqueta — produção é o padrão.

À direita fica o selo de situação. Os rótulos são honestos: autorizada, processando emissão, emissão recusada, cancelada, cancelamento em processamento, entre outros. Uma nota em processamento nunca se veste de sucesso — se o selo ainda não diz autorizada, a nota ainda não vale.

A caixa "O que acontece agora"

Quando a situação pede uma orientação, a ficha mostra uma caixa chamada O que acontece agora. Ela aparece nestes casos:

A nota está em processamento — a caixa explica a espera, por exemplo: "A emissão foi recebida e ainda não possui resultado definitivo."
A nota foi autorizada mas os documentos ainda estão sendo preparados — "A emissão foi confirmada. Os documentos aparecem assim que a preparação terminar."
A emissão falhou e a prefeitura não devolveu o motivo — a caixa orienta a atualizar a situação e, se persistir, informar a referência ao suporte.

Quando a nota está autorizada e os documentos já estão prontos, a caixa some: não há nada a orientar.

Documentos: ver e baixar o PDF e o XML

O grupo Documentos só aparece quando existe documento pronto — e só mostra botões do que realmente existe:

Visualizar PDF — abre a nota em uma aba própria do navegador, sem sair do painel. No aplicativo do celular, esse botão baixa o arquivo diretamente (o visualizador do aparelho abre o PDF). Se o seu navegador bloquear a nova aba, a ficha avisa: permita pop-ups para o site ou use Baixar PDF.
Baixar PDF — salva o arquivo no seu aparelho com o nome nfs-número.pdf (ou nfs-referência.pdf quando a nota ainda não tem número). É o documento que você imprime ou envia ao cliente.
Baixar XML — salva o nfs-número.xml. O XML é o arquivo estruturado da nota, o formato que contadores e sistemas fiscais costumam pedir.

Atualizar: consultar a situação e a atualização técnica

A linha Atualizar (marcada como disponível) expande com até duas ações, dependendo do que o sistema confirmou para a nota:

Consultar situação agora — "Confere o resultado atual no ambiente fiscal sem criar outra nota." É a ação certa quando o selo parece parado: nada é emitido de novo, o painel só pergunta à prefeitura como a nota está. Ao concluir, o selo muda na hora — sem mensagem extra: o próprio selo é o recibo.
Solicitar nova atualização — a atualização técnica: "Solicita uma nova confirmação usando a mesma referência — nada é emitido de novo." Use quando um documento não chegou ou quando o suporte pedir. Ao concluir, aparece a mensagem "Atualização fiscal solicitada."

As duas ações são seguras: nenhuma delas cria uma nota nova ou duplica nada.

Enviar por e-mail

Quando a nota está autorizada e os documentos estão liberados, a linha Enviar por e-mail permite mandar o PDF e o XML direto para o cliente:

Toque na linha Enviar por e-mail. O campo E-mails já vem preenchido com o e-mail do tomador, se ele existir no cadastro — você pode manter, trocar ou acrescentar.
Informe até 10 endereços, separados por vírgula. Exemplo: [email protected], [email protected].
Toque em Enviar PDF e XML disponíveis.

O envio é tudo-ou-nada: "se algum estiver inválido, nada será enviado" — a ficha aponta qual endereço precisa de revisão e nenhum e-mail sai até você corrigir. Endereços repetidos contam uma vez só. Quando dá certo, aparece "Documentos enviados aos destinatários confirmados."

Os fatos da emissão

O grupo Emissão traz os dados confirmados da nota:

Valor — o valor do serviço, exatamente como foi emitido. Numa nota, o valor nunca muda depois.
Criada — data e hora em que a emissão nasceu no painel.
Atualizada — o último movimento da nota (uma consulta, a autorização, um cancelamento).
Verificação — o código de verificação que a prefeitura gera para conferência de autenticidade. Aparece quando a prefeitura o devolve.
Chave — a chave longa de identificação da NFS-e. Aparece quando existe; útil para conferências fiscais.
Serviço — a descrição do serviço prestado, como foi enviada na nota.

Tomador

O grupo Tomador mostra o cliente da nota: nome, documento (CPF ou CNPJ) e e-mail, como foram gravados no momento da emissão. Se a nota saiu sem esses dados, a ficha diz "sem documento e e-mail informados". Importante: a nota é um documento fiscal — mudar o cadastro da pessoa depois não altera a nota já emitida; a mudança vale para as próximas.

Cancelamento e a zona de perigo

Quando um cancelamento já foi pedido ou concluído, o grupo Cancelamento mostra a justificativa usada e a data — "solicitado em …" enquanto a prefeitura não confirma, "confirmado em …" depois. Se a prefeitura recusou um cancelamento, o grupo Ocorrências do cancelamento explica cada motivo.

No fim da ficha, dentro da área de risco, fica a ação Cancelar nota — ela só aparece quando a nota está autorizada e o cancelamento foi confirmado como disponível. O passo a passo completo está no artigo "Cancelando uma nota fiscal".

Quem pode fazer o quê

Em uma conta compartilhada, a ficha mostra o aviso Consulta compartilhada: "Você pode consultar e baixar os documentos. Somente o titular da conta pode alterar, reenviar, corrigir ou cancelar uma nota." Ou seja: visualizar e baixar PDF e XML é para todos; as ações que mexem na nota são exclusivas do titular.

Uma característica importante: as ações concluem sem fechar a ficha. O resultado aparece ali mesmo — uma mensagem de confirmação, ou o selo mudando à sua vista. Se algo falha, a ficha mostra "Não foi possível concluir a ação" com a explicação, e nada é alterado.

Problemas comuns

O que você vê	Causa	O que fazer
"Seu navegador bloqueou a nova aba."	O bloqueador de pop-ups impediu o Visualizar PDF de abrir a aba.	Permita pop-ups para o site do painel, ou use Baixar PDF — o resultado é o mesmo arquivo.
"Documento indisponível agora"	O PDF ou XML ainda está sendo preparado, ou houve uma falha temporária ao buscar o arquivo.	Aguarde alguns instantes e use Atualizar → Consultar situação agora; depois tente o documento de novo.
O grupo Documentos não aparece	A nota ainda não foi autorizada, ou os arquivos ainda não ficaram prontos (selo documentos em preparação).	Acompanhe a caixa "O que acontece agora" — os botões surgem sozinhos quando os arquivos existem.
"Os documentos desta nota ainda não estão disponíveis para envio."	Você tentou enviar por e-mail antes de a preparação terminar.	Espere os documentos aparecerem no grupo Documentos e envie de novo.
"Revise o e-mail … . Nenhum documento foi enviado."	Um dos endereços da lista é inválido — e o envio é tudo-ou-nada.	Corrija ou remova o endereço apontado e envie novamente.
"Somente o titular da conta pode executar esta ação fiscal."	Você acessa a conta como convidado.	Peça ao titular da conta para executar a ação — as suas permissões seguem valendo para consultar e baixar.
"Não consegui carregar a nota fiscal."	Falha de conexão ao abrir a ficha.	Toque em Tentar de novo; se persistir, verifique sua internet.