Cancelando uma nota fiscal

Cancelar uma nota é um ato fiscal com efeito na prefeitura — por isso a ação vive na área de risco, no fim da ficha da nota, e só aparece quando o cancelamento é realmente possível. Este artigo explica quando dá para cancelar, como funciona a justificativa e — o ponto que mais confunde — a diferença entre o cancelamento solicitado e o cancelamento confirmado pela prefeitura.

Quando o cancelamento está disponível

A ação Cancelar nota só aparece quando todas estas condições valem:

A nota está autorizada. Só uma nota que a prefeitura autorizou tem o que cancelar — nota recusada nunca virou documento fiscal, e nota em processamento ainda não tem resultado.
O sistema confirmou que o cancelamento está disponível para essa nota no ambiente fiscal. Sem essa confirmação, a área de risco não aparece.
Você é o titular da conta. Em consulta compartilhada, o cancelamento fica oculto.
No trilho municipal, o município precisa aceitar cancelamento por integração. Alguns municípios não aceitam — nesses casos o painel avisa: "Este município não oferece cancelamento por integração. Use o portal municipal."
A nota não está vinculada a uma substituição. Se você já iniciou uma correção por substituição, a original não pode ser cancelada separadamente — isso quebraria o histórico fiscal; acompanhe a nota substituta.

A justificativa: municipal × nacional

A regra da justificativa depende do trilho da nota, e a própria ficha indica qual vale:

Trilho municipal — Justificativa · obrigatória. Você precisa explicar o motivo em 15 a 255 caracteres. A dica da tela: "Explique o motivo em 15 a 255 caracteres. A nota só aparecerá cancelada depois da confirmação fiscal." Um exemplo de justificativa adequada: "Serviço não prestado — nota emitida por engano em duplicidade."
Trilho nacional — Justificativa · opcional. Você pode explicar o motivo em até 255 caracteres, mas não é obrigado.

A dica do campo mostra um contador (por exemplo, 42/255) para você acompanhar o tamanho. No municipal, o botão só habilita quando a justificativa tem o tamanho válido.

Passo a passo

Abra a tela Notas fiscais e toque na linha da nota autorizada.
Desça até o fim da ficha, na área de risco, e toque na linha Cancelar nota para expandi-la.
Preencha a Justificativa (obrigatória no municipal, opcional no nacional).
Toque em Solicitar cancelamento.
Confirme na pergunta "Cancelar esta nota fiscal?". O aviso é literal: "A nota … será enviada para cancelamento. Até a confirmação, ela continua autorizada."
A ficha permanece aberta e mostra "Cancelamento solicitado e situação atualizada." O selo muda para cancelamento em processamento.

"Solicitado" não é "confirmado"

Este é o ponto central: cancelar é um pedido. Quem confirma (ou recusa) é a prefeitura. Até a confirmação chegar, a nota continua autorizada e valendo fiscalmente. O selo conta a história:

Selo	O que significa
cancelamento solicitado	A solicitação foi registrada e ainda aguarda confirmação.
cancelamento em processamento	A solicitação foi recebida pelo ambiente fiscal. Aguarde a confirmação antes de tentar novamente.
cancelamento em confirmação	A prefeitura ainda não respondeu com clareza. Não solicite outro cancelamento — atualize a situação até o resultado ser confirmado.
cancelada	O cancelamento foi confirmado pelo ambiente fiscal. Só agora a nota deixou de valer.
cancelamento não concluído	A prefeitura recusou o pedido. A nota continua autorizada. Leia a ocorrência antes de tentar novamente.

O grupo Cancelamento da ficha registra a linha do tempo: mostra a justificativa usada e a data — "solicitado em …" enquanto não há confirmação, "confirmado em …" depois dela.

Para verificar se a confirmação chegou, use Atualizar → Consultar situação agora: o painel pergunta à prefeitura e o selo se atualiza na hora, sem criar nada de novo.

Ocorrências do cancelamento

Se a prefeitura recusar o pedido, o selo vira cancelamento não concluído e o grupo Ocorrências do cancelamento aparece na ficha, listando cada motivo com o título, a mensagem, a linha "Como corrigir:" e a "Referência para o suporte:". O mais comum é a justificativa não atender ao exigido pelo município — corrija o texto e solicite o cancelamento de novo. Enquanto isso, lembre: a nota segue autorizada.

Problemas comuns

O que você vê	Causa	O que fazer
O botão "Solicitar cancelamento" está desabilitado	No trilho municipal, a justificativa está vazia ou tem menos de 15 caracteres.	Escreva o motivo com 15 a 255 caracteres — o aviso "Explique o motivo do cancelamento usando entre 15 e 255 caracteres." some quando o tamanho fica válido.
A ação "Cancelar nota" não aparece na ficha	A nota não está autorizada, você não é o titular, ou o sistema ainda não confirmou a disponibilidade.	Confira o selo; use Atualizar → Consultar situação agora e reabra a ficha.
"O cancelamento não foi confirmado como disponível para esta nota."	A situação da nota mudou desde que a ficha foi aberta.	Consulte a situação e tente de novo com a ficha atualizada.
"Somente uma nota autorizada pode ser cancelada."	O estado mudou no meio do caminho — a nota pode já estar cancelada ou em processamento.	Atualize a ficha e confira o selo; se já estiver cancelada, não há o que fazer.
"Este município não oferece cancelamento por integração. Use o portal municipal."	Limite do próprio município — nem todo portal municipal aceita cancelamento automático.	Cancele no portal da prefeitura; depois, use Consultar situação agora para o painel refletir o resultado.
Selo "cancelamento em confirmação" há muito tempo	A prefeitura não devolveu uma resposta clara.	Não solicite outro cancelamento. Atualize a situação; se persistir, informe a referência da nota ao suporte.
"Esta nota já está vinculada a uma correção…"	Existe uma substituição em andamento para esta nota.	Acompanhe a nota substituta — no trilho municipal, o cancelamento da original faz parte do próprio fluxo de substituição.